Một số kinh nghiệm khi kiểm tra số liệu đầu vào - Hợp phần Vệ sinh (P.1)

Thứ tư - 10/04/2019 12:30
  • Dự án WOBA - hợp phần Vệ sinh sử dụng biểu mẫu F1 để khảo sát số liệu đầu vào, gồm các thông tin về hành chính, tình trạng các đối tượng dễ bị tổn thương và tình trạng nhà vệ sinh, của các nhóm hộ nghèo, cận nghèo, các đối tượng dễ bị tổn thương theo Nghị định 136/2013/NĐ-CP.
Để giúp cho các đơn vị thực hiện dự án kiểm soát tốt số liệu đầu vào do các xã gửi lên, website WOBA xin chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc kiểm tra dữ liệu đầu vào F1.

(* Người kiểm tra cần có kiến thức cơ bản về Excel để thực hiện - Ví dụ mẫu theo file đính kèm ở cuối bài)
Tham khảo thêm Một số lỗi thường gặp khi kiểm tra số liệu đầu vào

Dữ liệu cần có để kiểm tra F1: (bản mềm trên Excel)
  • Danh sách nghèo, cận nghèo 2018
  • Danh sách nghèo, cận nghèo 2019
  • Danh sách các đối tượng dễ bị tổn thương lấy tại thời điểm xã bắt đầu khảo sát.

Lưu ý : để thuận tiện cho việc kiểm tra dữ liệu nhanh và chính xác hơn

1. Đối với danh sách nghèo và cận nghèo tối thiểu phải có các dữ liệu sau :
  • Họ và tên chủ hộ
  • Năm sinh chủ hộ
  • Địa chỉ (thôn/ấp)
2. Đối với danh sách đối tượng dễ bị tổn thương tối thiểu phải có các dữ liệu sau :
  • Họ và tên đối tượng
  • Năm sinh 
  • Địa chỉ (thôn/ấp)
  • Tình trạng tổn thương của đối tượng


Biểu mẫu F1 gồm có 18 cột (Hinh 1):

  • Các xã dự án sẽ điền thông tin các cột từ (1) đến (18) - ngoại trừ 2 cột số (2) và (17)
  • EMW sẽ điền 2 cột số (2) và (17) sau khi dữ liệu đã được thẩm tra đạt yêu cầu.
01
Hình 1 - Biểu mẫu F1

Dữ liệu ban đầu được đưa vào F1 bằng cách sao chép thông tin chủ hộ gồm: Họ và tên chủ hộ, giới tính, năm sinh, số nhân khẩu, thôn/ấp, tình trạng kinh tế  từ danh sách nghèo cận nghèo 2018, lọc các hộ mới trong danh sách nghèo cận nghèo 2019 (nếu có) để bổ sung danh sách trong F1.

Sau đó gửi danh sách trong F1 đã được tách theo từng thôn cho các TTV đi khảo sát thực tế hộ, xác minh các đối tượng dễ bị tổn thương thuộc hộ nào trong danh sách, kiểm tra tình trạng nhà tiêu và các thông tin liên quan có trong F1.

Các sai sót về hành chính có thể ghi ở cột Ghi chú, bổ sung các hộ không thuộc diện nghèo cận nghèo nhưng có đối tượng dễ bị tổn thương vào cuối danh sách.
Cũng cần lưu ý các trường hợp hộ ghép để ghi chú trong F1.

Cán bộ chuyên trách dự án khi nhận được các F1 từ xã gửi lên, sẽ tiến hành kiểm tra theo các bước sau:

A - Bước 1:
- Nếu các danh sách nghèo cận nghèo, đối tượng dễ bị tổn thương là một file Excel riêng thì cần ghép chung vào file F1, mỗi danh sách là 1 sheet  (Hình 2)
 
02
Hình 2 - Ghép chung các danh sách vào F1

- Tiến hành kiểm tra sơ bộ dữ liệu trên F1, đầu tiên kiểm tra dòng tổng của các cột ở cuối danh sách F1 (Hình 3)
03
Hình 3 - Kiểm tra dòng các ô tổng

Sử dụng công thức tại ô cuối của cột (3) Họ và tên chủ hộ: (công thức này dùng để đếm tổng số hộ có trong danh sách)
=COUNTA(B14:B770)
Trong đó B14:B770 là địa chỉ ô của hộ đầu tiên và hộ cuối cùng trong cột (3)

Tương tự sao chép công thức này cho các ô tổng bên cạnh, riêng ô tổng của cột (10) sẽ sử dụng hàm SUM. (Hình 4)
=SUM(B14:B770)
(Dùng hàm này để tính tổng số lượng đối tượng dễ bị tổn thương được nhập trong danh sách) 
 
04
Hình 4 - Dùng hàm SUM cho cột (10)

Mục đích của việc này là kiểm tra xem dữ liệu trong bảng F1 có được nhập đầy đủ chưa. Ví dụ nếu ở cột (3) Họ và tên chủ hộ đếm được 757 nhưng ở cột số (5) Năm sinh chỉ đếm được 756, nghĩa là thiếu 1 hộ chưa nhập năm sinh.
Nếu các ô tổng ở các cột (3), (4), (5), (6), (7), (8) và (15) là bằng nhau (Hình 5) thì các dữ liệu cơ bản được nhập đủ

Kiểm tra ô tổng của cột (10), xem số tổng ít hơn, nhiều hơn hay bằng với tổng danh sách các đối tượng được hưởng trợ cấp.
Trường hợp thông tin bị thiếu hay thừa cần liên lạc với cơ sở để làm rõ số liệu trước khi chuyển sang bước kế tiếp.
 
05
Hình 5

B - Bước 2:
1. Chuẩn bị kiểm tra:
  • Đến sau cột (18 Ghi chú) của biểu F1, chuẩn bị các cột  chứa công thức để kiểm tra dữ liệu (Hình 6), điền tiêu đề cột như minh họa
 
06
Hình 6 - chuẩn bị các cột chứa công thức để kiểm tra
  • Trong danh sách nghèo, cận nghèo (Hình 7) sẽ sử dụng các thông tin ở các cột Họ và tên, năm sinh, quan hệ với chủ hộ, địa chỉ để kiểm tra danh sách F1: (Tùy theo mỗi tỉnh có thể bảng dữ liệu sẽ khác hình minh họa).
 
07
Hình 7 - Danh sách hộ nghèo
  • Trong danh sách các đối tượng dễ bị tổn thương (Hình 8) sẽ sử dụng các cột Họ và tên, tình trạng đối tượng, thôn/xóm để kiểm tra danh sách F1 
 
08
Hình 8 - Danh sách đối tượng dễ bị tổn thương

2. Cách thực hiện:
(i) Chuyển sang sheet N2018 (Ds nghèo 2018), chèn thêm 1 cột phụ trước cột STT, tại dòng đầu tiên của danh sách nhập vào công thức: (trong ví dụ là ô A10)
=D10&E10&P10
Trong đó D10, E10P10 tương ứng với các ô Họ và tên chủ hộ, Năm sinh và Địa chỉ.
Dấu & dùng để kết hợp nội dung các ô này lại. ((Hình 9)

Kết quả trong ví dụ là Lang Thị Kính19621

Sau đó sao chép công thức xuống các ô trong cột phụ này cho đến cuối danh sách.
 
09
Hình 9 - Chèn cột phụ để lập công thức cho F1

(ii) Làm tương tự cách như trên cho các sheets CN2018 (ds cận nghèo 2018), N2019 (ds nghèo 2019), CN2019 (ds cận nghèo 2019) - Kết quả ở mỗi sheet này sẽ được thêm 1 cột phụ để chứa thông tin ghép.

(iii) Đối với danh sách các đối tượng dễ bị tổn thương, thì cần thêm 2 cột ở bên trái danh sách. Một cột để nhập lại trình trạng dễ bị tổn thương theo quy định của F1 (Hình 10), một cột dùng dể ghép thông tin.
Lưu ý : đối tượng theo NĐ 136 đã nêu gồm 6 đối tượng (từ 1-6), còn người nuôi dưỡng dù có hưởng chế độ nhưng họ không phải là đối tượng GESI.
 
10
Hình 10 - Chèn cột phụ thứ nhất trong danh sách GESI để nhập tình trạng GESI theo quy định của F1

Sử dụng công thức để ghép thông tin 3 cột: (minh họa như Hình 11)
=D7&F7&B7
Trong đó D7, F7B7 tương ứng với các ô Họ và tên, Xóm, Loại đối tượng.
Theo ví dụ ở hình dưới, thì sẽ ghép thông tin của Đỗ Huy Nguyên, tại xóm 11, tình trạng tổn thương là 1 (trẻ dưới 16t không có nguồn nuôi dưỡng), kết quả sẽ hiển thị :

Đỗ Huy Nguyên111

Kéo công thức để sao chép xuống các ô phía dưới.
 
11
Hình 11 - Chèn cột phụ thứ 2 trong danh sách GESI để ghép thông tin theo công thức

(iv) Chuyển về sheet F1, lập công thức để kiểm tra hộ trùng, theo ví dụ là ô Q14 (Hình 12)
=COUNTIFS($B$14:$B$770,B14,$D$14:$D$770,D14,$F$14:$F$770,F14)
Hàm này dùng để kiểm tra xem 1 hộ (với 3 thông số) sẽ xuất hiện bao nhiêu lần trong phạm vi danh sách, kết quả là số 1 nghĩa là không trùng, từ 2 trở lên là bị trùng hộ.

Ở hàm trên lưu ý các cụm thông số sau, các cụm này cách nhau bởi dấu phẩy "," :
$B$14:$B$770,B14 : với $B$14:$B$770  là cột Họ tên chủ hộ - B14 là tên chủ hộ cần tra cứu
$D$14:$D$770,D14 : với $D$14:$D$770 là cột năm sinh - D14 là năm sinh cần tra cứu
$F$14:$F$770,F14 : với $F$14:$F$770  là cột thôn/ấp - F14 là thôn/ấp cần tra cứu


Trên thực tế sẽ có nhiều người cùng Họ và tên, có thể cả trong cùng 1 thôn, nên việc kiểm tra cùng một lúc 3 thông số : họ và tên, năm sinh và thôn/ấp sẽ giúp tìm hộ trùng chuẩn xác hơn
 
12
Hình 12

- Sao chép công thức xuống cho các ô còn lại cho đến cuối danh sách (Hình 13)
 
13
Hình 13

- Dùng lệnh Filter trong Exel để lọc danh sách (Hình 14)
Chọn dòng tiêu đề, chọn menu Data, chọn lệnh Filter, ở tại các cột sẽ hiển thị các mũi tên nhỏ như hình minh họa. 
 
14
Hình 14 - Sử dụng lệnh Filter của Excel để lọc dữ liệu

- Tại cột (Kiểm tra hộ trùng) nhấp chuột vào mũi tên nhỏ, chọn các giá trị từ 2 trở lên (2, 3 hoặc 4), Excel sẽ lọc ra các hộ có khả năng bị trùng nhau. (Hình 15)
Bôi màu các hộ này để đánh dấu, sau đó bỏ lệnh Filter bằng cách nhấp chuột vào mũi tên nhỏ và chọn Select All.
Tiếp tục lập công thức cho các cột Nghèo, cận nghèo,...
 
15
Hình 15 - Lọc các hộ bị trùng

(v) Để kiểm tra các hộ nghèo ở F1 có tên trong danh sách nghèo của xã hay không, sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu. (để hiểu hơn về hàm này có thể xem thêm hướng dẫn sử dụng hàm trên trang Microsoft Office)

Cú pháp chung của hàm VLOOKUP:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
  • Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm
  • Table_array: là vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm, cột đầu tiên trong table_array là cột để tìm giá trị tìm kiếm. Table_array có thể cùng hoặc khác sheet với Lookup_value và cũng có thể cùng file hoặc khác file với Lookup_value. Thường để ở dạng địa chỉ tuyệt đối
  • Col_index_num: Là thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị cần tìm. Cột đầu tiên của vùng dữ liệu được tính là 1
  • Range_lookup: Là kiểu tìm kiếm, gồm 2 kiểu TRUE và FALSE.  
    • TRUE:  Tương ứng với 1 là tìm kiếm tương đối
    • FALSE: Tương ứng với 0 là tìm kiếm tuyệt đối tức hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn.
Lập công thức tại ô R14 như hình minh họa: (Hình 16)
=VLOOKUP(B14&D14&F14,'CN2018'!$B$9:$O$1536,6,FALSE)

Trong đó:

B14&D14&F14 : giá trị cần tìm kiếm (gồm Họ tên chủ hộ, năm sinh và Thôn/ấp)
'CN2018'!$B$9:$O$1536 : bảng dữ liệu dùng để tra cứu (với 'CN2018'! là tên của sheet chứa ds nghèo hoặc cận nghèo các năm, $B$9:$O$1536 là địa chỉ tuyệt đối của bảng dữ liệu dùng để tra cứu)
6 : cột cần tìm để cho ra giá trị tìm kiếm (trong ví dụ là cột Quan hệ với chủ hộ)
FALSE : tìm chính xác theo giá trị (nếu tìm trùng khớp với điều kiện sẽ cho ra kết quả, ngược lại sẽ cho ra #N/A)

 
 
16
Hình 16


(vi) Tiếp tục dùng lệnh Filter của Excel để lọc giá trị là 1 ở cột số (8) - trong danh sách sẽ chỉ hiển thị những hộ nghèo. (Hình 17)
Đối chiếu sang cột công thức Nghèo 2018 để xem, nếu ô nào xuất hiện giá trị #N/A thì cần kiểm tra thủ công trên danh sách nghèo của xã. (hình 18)
Nếu không tra cứu ra thì đánh dấu hộ đó và xác minh thông tin với xã.
 
17
Hình 17

18
Hình 18

Tương tự thực hiện công thức cho các cột còn lại (Cận nghèo 2018, Nghèo 2019, Cận nghèo 2019) tra cứu tương ứng trên các sheets CN2018, N2019 và CN2019.


 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Thống kê
  • Đang truy cập13
  • Hôm nay553
  • Tháng hiện tại16,367
  • Tổng lượt truy cập745,910
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây